Czy kiedykolwiek tak sobie myślałeś, ile papierkowej roboty towarzyszy prowadzeniu własnej firmy? Wiemy, że nie jest to najprzyjemniejsza część przedsiębiorczej rzeczywistości, ale niestety, nie da się tego uniknąć. Dokumenty są nieodzownym elementem działalności każdej firmy, a ich przechowywanie jest nie tylko wymogiem prawnym, ale także kluczowym aspektem zarządzania dokumentacją.
Właśnie dlatego postanowiliśmy przyjrzeć się bliżej temu tematowi i przygotowaliśmy dla Ciebie praktyczne wytyczne dotyczące przechowywania dokumentów w firmie. Dzięki nim będziesz wiedział, ile czasu powinieneś zarezerwować na przechowywanie różnego rodzaju dokumentów, jak zachować ich poufność i jak uniknąć ewentualnych kłopotów związanych z niewłaściwym przechowywaniem.
Jeśli jesteś przedsiębiorcą, który zna wszystkie te reguły na pamięć – świetnie, to tekst dla Ciebie. Ale jeśli czujesz się zdezorientowany w gąszczu paragrafów i nie możesz znaleźć właściwego sposobu na uporządkowanie swojej papierowej kopalni, to jesteś we właściwym miejscu. Daj nam szansę, aby przedstawić Ci praktyczne wskazówki, które pomogą Ci w utrzymaniu porządku w dokumentacji Twojej firmy.
Tak więc, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego, ile dokumentów firmy powinieneś przechowywać i jak najlepiej to robić, przeczytaj dalej. Nie znikniesz w górach papierów, obiecujemy!
1. Różne rodzaje dokumentacji biznesowej
Wymagane dokumenty
Jeśli zastanawiasz się, ile trzeba trzymać dokumenty firmy, powinieneś wiedzieć, że istnieją różne rodzaje dokumentów, które musisz zachować. Jednym z najważniejszych są dokumenty finansowe i księgowe, takie jak faktury, umowy, deklaracje podatkowe, zestawienia finansowe i bankowe. To właśnie te dokumenty są podstawą do prowadzenia ksiąg rachunkowych i rozliczeń podatkowych.
Dane osobowe i dokumenty pracownicze
Wiele firm przechowuje także dokumentację związana z danymi osobowymi pracowników, taką jak umowy o pracę, listy płac, zgłoszenia do ZUS czy dokumenty związane z procesem rekrutacji. Zgodnie z RODO (Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych), dane osobowe pracowników powinny być przechowywane przez określony czas, a następnie bezpiecznie zniszczone.
Umowy i kontrakty
Ważne dokumenty biznesowe to również umowy i kontrakty zawierane pomiędzy Twoją firmą a innymi podmiotami. Dotyczy to zarówno umów sprzedaży, umów najmu, umów współpracy, jak i umów dotyczących zlecenia lub outsourcingu. Pamiętaj, że umowy powinny być przechowywane przez określony czas po zakończeniu ich ważności.
Dokumenty handlowe i korespondencja
Nie zapomnij o przechowywaniu dokumentów handlowych, takich jak zamówienia, umowy sprzedaży, potwierdzenia odbioru, korespondencja z klientami czy dostawcami. Te dokumenty mogą mieć znaczenie dla ewentualnych reklamacji, rozliczeń lub sporów handlowych.
2. Okresy przechowywania dokumentów
Okresy dla dokumentów finansowych
Dokumenty finansowe i księgowe powinny być przechowywane przez określony czas, zgodnie z obowiązującym prawem. W przypadku faktur VAT, deklaracji podatkowych, zestawień finansowych i bankowych okres przechowywania wynosi zazwyczaj 5 lat. Jednak niektóre dokumenty, takie jak umowy o leasing finansowy czy kredyt, mogą być przechowywane przez 10 lat.
Okresy dla dokumentów pracowniczych
Dokumentację pracowniczą, taką jak umowy o pracę, listy płac czy zgłoszenia do ZUS, należy przechowywać zazwyczaj przez okres 50 lat po zakończeniu zatrudnienia. Natomiast dokumenty związane z procesem rekrutacji, takie jak CV, listy motywacyjne czy opinie o pracowniku, można przechowywać przez około 2 lata.
Okresy dla umów i kontraktów
Czas przechowywania umów i kontraktów może się różnić w zależności od ich rodzaju. W przypadku umów sprzedaży lub najmu, zaleca się przechowywanie ich przez okres 10 lat od momentu zakończenia. Natomiast umowy dotyczące zlecenia lub outsourcingu mogą być przechowywane przez okres 5 lat od zakończenia.
3. Bezpieczne przechowywanie dokumentów
Elektroniczne przechowywanie
W dobie rozwoju technologii coraz więcej firm decyduje się na elektroniczne przechowywanie dokumentów. Jest to wygodne i oszczędza miejsce, ale ważne jest, aby dbać o bezpieczeństwo tych danych. Pamiętaj o regularnym tworzeniu kopii zapasowych, zabezpieczaniu dostępu hasłami i stosowaniu oprogramowania antywirusowego.
Przechowywanie papierowych dokumentów
Jeśli wolisz tradycyjne metody przechowywania dokumentów, musisz zadbać o odpowiednie warunki. Dokumenty powinny być przechowywane w odpowiednich segregatorach, szafach lub szafkach z zamkami. Dodatkowo, warto zainwestować w system klimatyzacji, który zadba o odpowiednią temperaturę i wilgotność.
4. Skuteczne usuwanie dokumentów
Bezpieczne niszczenie dokumentów
Aby zapobiec wyciekom poufnych informacji, warto zadbać o bezpieczne niszczenie dokumentów przed ich utylizacją. Możesz skorzystać z usług profesjonalnych firm zajmujących się niszczeniem dokumentów lub zainwestować w niszczarkę do dokumentów, która pozwoli Ci samodzielnie zniszczyć poufne dokumenty.
Przestarzałe dokumenty
Nie wszystkie dokumenty muszą być przechowywane przez długie lata. Jeśli już nie są potrzebne i ich okres przechowywania minął, warto się ich pozbyć. Pamiętaj jednak, że dokumenty zawierające dane osobowe powinny być bezpiecznie zniszczone, aby uniknąć wycieku poufnych informacji.
5. Pomoc specjalistów
Konsultacja z prawnikiem
Jeśli jesteś niepewny, jaki okres przechowywania obowiązuje dla konkretnych dokumentów, warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy lub prawniku podatkowym. On pomoże Ci zrozumieć obowiązujące przepisy i udzieli odpowiednich wskazówek dotyczących przechowywania dokumentów.
Zewnętrzne firmy archiwizacyjne
Jeśli nie masz wystarczająco dużo miejsca na przechowywanie dokumentów lub chciałbyś zdelegować tę odpowiedzialność, możesz skorzystać z usług zewnętrznych firm archiwizacyjnych. Tego rodzaju firmy oferują profesjonalne przechowywanie oraz zabezpieczenie dokumentów, a także pomagają w selekcji i utylizacji przestarzałych dokumentów.
6. Podsumowanie
Zachowaj odpowiednie dokumenty przez odpowiedni czas
Ważne jest, abyś wiedział, ile trzeba trzymać dokumenty firmy i jak długo powinny być przechowywane. Różne rodzaje dokumentacji biznesowej mają różne okresy przechowywania, a dbanie o bezpieczeństwo i odpowiednie usunięcie przestarzałych dokumentów jest równie istotne. Pamiętaj, że warto skonsultować się z prawnikiem i ewentualnie skorzystać z pomocy zewnętrznych firm archiwizacyjnych. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że dokumenty Twojej firmy są odpowiednio zorganizowane i przechowywane.
Podsumowanie
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak długo należy przechowywać dokumenty firmy i jakie są konsekwencje ich zniszczenia. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, istnieją określone okresy przechowywania dla różnych rodzajów dokumentów. Dokumentacja finansowa powinna być przechowywana przez okres 5 lat, a niektóre dokumenty finansowe, takie jak umowy o leasing finansowy czy kredyt, mogą być przechowywane aż 10 lat. Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez okres 50 lat od zakończenia zatrudnienia. Umowy i kontrakty powinny być przechowywane przez okres 10 lat, choć czas ten może się różnić w zależności od rodzaju umowy.
W obecnej erze technologicznej, coraz więcej firm decyduje się na elektroniczne przechowywanie dokumentów. To oszczędza miejsce i ułatwia organizację, jednak wymaga również dbałości o bezpieczeństwo danych. Istotne jest regularne tworzenie kopii zapasowych, zabezpieczanie dostępu hasłami i stosowanie oprogramowania antywirusowego.
Warto również zatroszczyć się o bezpieczne niszczenie dokumentów przed ich utylizacją, aby uniknąć wycieku poufnych informacji. Można skorzystać z usług profesjonalnych firm specjalizujących się w niszczeniu dokumentów, lub zaopatrzyć się w niszczarkę do dokumentów.
Podsumowując, odpowiednie przechowywanie i usuwanie dokumentów jest równie istotne, co ich tworzenie. Zapewnienie odpowiedniego okresu przechowywania, dbanie o bezpieczeństwo danych i stosowanie się do obowiązujących przepisów ma kluczowe znaczenie dla każdej firmy.
